e-Fatura İşlemleri

Tüm kurumların en sıkıntılı süreçleri olan ay sonu fatura işlemlerini kolaylıkla yapabilmeniz için EÇOP'un geliştirdiği Ay Sonu İşlemleri yazılımı, size yol gösterecek ve faturalarınızın kolaylıkla hazırlanması sağlanacaktır. Eğitim videomuz detaylı bir şekilde hazırlanmış olup izlemenizi tavsiye ederiz. Yine aşağıda yazılı ve görsel olarak hazırlanmış detaylı anlatım mevcuttur.

e-Fatura Ay Sonu İşlemleri Ekranı ve Adımları

e-Fatura İşlemleri 8 adımda tamamlanmaktadır.

EÇOP-MEBBİS Ders Karşılaştırma : EÇOP'ta kayıtlı dersler ile MEBBİS'te kayıtlı dersleri karşılaştırır. Farklı olanları gösterir ve bu farklılıkları işlemler yaparak (MEBBİS'e Aktar, EÇOP'a Aktar vb.) düzeltmeniz gerekmektedir. 

Devamlı-Devamsız Öğrencileri İşleme : Öğrencilerde kurumunuza devam eden ve devamsızlık yapan öğrencileri MEBBİS ile karşılaştırır. Farklılıkları MEBBİS'e işlemeniz için sizi yönlendirir. Ekranda işaretli yer tıklanarak devamsızlık durumu güncellenir. 

 ÜCRETSİZ Öğrencileri Belirleme : Devam eden öğrenci sayınıza bağlı olarak yeterli sayıda ÜCRETSİZ öğrenciyi belirlemenizi ve MEBBİS'e girmenizi sağlar. Farklılıkları gidermeniz için sizi yönlendirir. Ücretsizlerinizin belirlenmesinde EÇOP'un otomatik belirme özelliğini kullanabileceğiniz gibi manuel olarak ta kendiniz belirleyebilirsiniz.

Ücretsizler belirlendikten sonra açılan MEBBİS ekranındaki işaretli bölümü tıklayarak ücretsiz öğrencilerin onay işlemi gerçekleştirilir. Onay işleminin gerçekleşip gerçekleşmediği kontrol etmek için, sayfanın alt kısmında bulunan "Kurumun Ücretsiz Öğrencileri" bölümünde ki listenin beyaz renge dönüştüğü ve tüm listenin doğru olduğu görülür.

 Fatura-Ders Kontrolü : Verilen eğitimin ders sayıları ile oluşturulan faturalar arasındaki farklar kontrol edilir. Farklılıklar ve eksikler için toplu fatura eklemeye sizi yönlendirir. Önce den oluşturulan bir fatura varsa "MEB Fatura Problemleri" sayfası açılarak problemli faturalar burada gösterilir. Fatura numaraları entegratör firma sisteminden otomatik alındığı için herhangi bir fatura numarası girmeden "Tamam" butonuna basarak devam edebilirsiniz.

Ücretli Öğrencileri MEBBİS'e İşleme : Belirlemiş olduğunuz ÜCRETLİ öğrencilerin MEBBİS'te fatura onay ekranına fatura bilgilerini girebilmeniz için sizi yönlendirir ve onayınızla aktarır. Açılan sayfada işaretli bölüm tıklanmadan önce sayfa aşağıya doğru kaydırılarak, tüm listenin yeşil renkte ve fatura numaralarının işlendiği görüldükten sonra işaretli yer tıklanır. Ardından "Kurum Onayı" yapılarak "Kurum Onay İşleminiz Başarı İle Gerçekleşmiştir." ikazı görüldükten sonra bir sonraki adıma geçilir.

 MEBBİS ile Fatura Tutar Karşılaştırma : MEBBİS'e girmiş olduğunuz fatura bilgileri ile EÇOP'taki fatura tutarlarını karşılaştırır. Açılan MEBBİS sayfası aşağıya doğru kaydırılarak ücretli öğrencilerin yeşil renkte, ücretsizlerin beyaz renkte olduğu görülür. Listede kırmızı renkte bir yer görülmesi fatura tutarında hata olduğu anlamını taşımaktadır.

 MEBBİS Fatura Taslak Listesi : Tüm işlemlerin sorunsuz olarak tamamlanmasından sonra "Fatura Taslak Listesini" alabileceğiniz adımdır. Açılan fatura taslağı en alta doğru kaydırılarak EÇOP'un genel fatura tutarı ile listenin genel toplam tutarının aynı olduğu görüldükten sonra çıktılar alınır.

 e-Faturaları Maliyeye Gönder : Açılan sayfa kendi içinde 3 adımda oluşmaktadır.

1.Oluşturulmuş faturalar entegratör firmalar aracılığı ile maliyeye gönderilerek gerçek bir fatura haline getirilir.

2.Maliyeden fatura onayları alınır.

3.Onaylanan faturalar PDF formatına dönüştürülerek indirme işlemi için hazırlanır.

Bu 3 adım tamamlandığında "Tüm Faturaları İndir" e tıklanarak faturanın kayıt yeri ve kayıt ismi belirnerek işlem tamamlanır.